Home Office und Arbeitszeit: Das ist zu wissen
Aus der modernen Arbeitswelt ist das Home Office kaum noch wegzudenken. Im Trend liegt das mobile Arbeitskonzept bereits seit längerer Zeit, sodass immer mehr Unternehmen in ihren Stellenausschreibungen mit der Möglichkeit für die Heimarbeit werben.
Zu einem sehr großen Thema wurde das Home Office jedoch kürzlich durch die Corona-Pandemie. Für viele Unternehmen stellt die Heimarbeit in diesem Zusammenhang die einzige Möglichkeit dar, um ihren Betrieb aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu schützen.
Jedoch müssen im Rahmen der Arbeit von zuhause einige Faktoren sowohl auf Seite der Unternehmen als auch der Mitarbeiter beachtet werden – besonders hinsichtlich der Erfassung ihrer Arbeitszeit.
Die aktuellen Home Office-Regelungen in Deutschland
Um die Corona-Pandemie einzudämmen, hat die deutsche Regierung in Bezug auf das Arbeitsumfeld eine neue Verordnung herausgegeben. Durch diese wird vorgesehen, dass Arbeitnehmer, sofern dies umzusetzen ist, von zuhause aus arbeiten müssen. Zwar ist diese Verordnung befristet, kann jedoch weiter verlängert werden.
Somit müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern, falls der jeweilige Job es zulässt, die Möglichkeit des Home Office einräumen. Die Arbeitnehmer müssen dieses Angebot annehmen.
Die Erfassung der Arbeitszeiten
Unternehmen müssen unbedingt berücksichtigen, dass bei der Arbeit von zuhause die gleichen gesetzlichen Vorgaben zur Zeiterfassung, wie bei der Arbeit vor Ort im Büro gelten.
Bisher existiert in Deutschland keine grundsätzliche Pflicht dazu, die Arbeitszeit aufzuzeichnen. Wird die maximale Arbeitszeit pro Werktag von acht Stunden jedoch überschritten, besteht durchaus eine solche Aufzeichnungspflicht. Da bildet auch das Home Office keine Ausnahme. Daneben müssen auch die vorgeschriebenen Höchstgrenzen der Arbeitszeit und die Ruhepausen im Heimbüro eingehalten werden. Aus den entsprechenden Aufzeichnungen muss der zeitliche Umfang der Überschreitung der maximalen Arbeitszeit unbedingt hervorgehen.
Der Europäische Gerichtshof hat durch sein aktuellsten Urteil zur Erfassung der Arbeitszeit aus dem Jahr 2019 festgelegt, dass in der gesamten EU für die Unternehmen eine Pflicht besteht, die Arbeitszeit der Angestellten lückenlos und systematisch zu erfassen. In vielen Ländern der EU bestand diese Pflicht jedoch ohnehin bereits vor dem Urteil.
Auf zukunftsorientierte Möglichkeiten zur Zeiterfassung setzen
Eine bestimmte Form der Zeiterfassung wird dabei jedoch nicht vorgeschrieben. So kann die Aufzeichnung sowohl auf elektronischem Wege als auch handschriftlich erfolgen. Werden die Arbeitszeiten jedoch lediglich auf Papier oder in Excel-Listen dokumentiert, entsteht der Nachteil, dass eine händische Überprüfung von diversen Bestimmungen vorgenommen werden muss. Darüber hinaus ist es nötig, die Daten im Anschluss für die weitere Verarbeitung im Zuge der Lohnabrechnung zu digitalisieren.
Dieser Mehraufwand kann durch den Einsatz innovativer Zeiterfassungssysteme, beispielsweise in Form von SAAS eingespart werden. Wird in einem Unternehmen bereits eine elektronische Erfassung der Arbeitszeit genutzt oder wird geplant, diese zu implementieren, ist es empfehlenswert, auf eine Lösung zu setzen, die den Mitarbeitern ebenfalls im Home Office eine entsprechende Erfassung ihrer Zeiten erlaubt.
Neben den herkömmlichen Terminals für die Zeiterfassung stellen so App- oder webbasierte Lösungen eine besonders praktische und zukunftsorientierte Möglichkeit dar. Da es wahrscheinlich ist, dass das Konzept des Home Office auch in Zukunft nicht an Bedeutung einbüßen wird, ist es sinnvoll, heute bereits auf Lösungen zur Zeiterfassung zu setzen, die auch dem mobilen Arbeiten der Zukunft gerecht werden.