Digitale Tools beschleunigen Verfahren in der MA 35

„Scannen wie ein Weltmeister“ und „Niciflow“ erleichtern die Bearbeitung von Anträgen auf die österreichische Staatsbürgerschaft

Zwei Mitarbeiter der Stadt Wien – Einwanderung und Staatsbürgerschaft (MA 35) reduzierten durch die Entwicklung innovativer digitaler Tools zum Scannen von Unterlagen und zur Zuteilung von Akten die Verfahrensdauer in der Inlandseinbürgerung. Sie tragen so zur Bewältigung der gestiegenen Antragszahlen bei.

Vizebürgermeisterin und Integrationsstadträtin Bettina Emmerling: „Seit 2021 treiben wir in der Abteilung Einwanderung und Staatsbürgerschaft (MA 35) die Digitalisierung voran, damit alle Kund*innen von schnelleren und transparenteren Dienstleistungen profitieren können. Die Mitarbeiter*innen der MA 35 entwickeln neben ihrer täglichen Arbeit neue Ideen zur Digitalisierung und Optimierung und setzen sie mit vollem Einsatz selbst um. Jeder Prozess, jedes Werkzeug und jeder Handgriff wird auf Verbesserungspotenzial untersucht.“

„Ich danke meinen Mitarbeitern, dass sie ihren Ideenreichtum der Abteilung zugutekommen lassen. Sie sind zwei von vielen in der MA 35, die ihre außergewöhnlich diversen Fachkenntnisse und ihre Kreativität immer wieder einbringen und so in der Abteilung Zeit und Arbeit einsparen. Das ist nicht selbstverständlich, aber in der MA 35 nicht ungewöhnlich“, so die stellvertretende Abteilungsleiterin Nina Crobath.

2025 wurden in der Inlandseinbürgerung 14.445 Anträge entgegengenommen, eine Steigerung um 56,9 % zum Vorjahr. Durch die bisherigen Prozessoptimierungen und zusätzliche Personalressourcen ist es gelungen, die Zahl der abgeschlossenen Verfahren in der Inlandseinbürgerung 2025 um 63,2 Prozent gegenüber dem Vorjahr zu steigern. Das ist ein starkes Zeichen für den ständigen Verbesserungsprozess der Abteilung.

VOM HANDWERK ZUR MANUFAKTUR ZUR VOLL DIGITALISIERTEN BEHÖRDE

Durch die Digitalisierung von analogen Zwischenschritten und Optimierung von digitalen Hilfswerkzeugen werden Verfahren beschleunigt und können flexibler erledigt werden. SWEM (Scannen wie ein Meister) ist ein solches digitales Werkzeug, das von zwei Mitarbeitern der Abteilung Einwanderung und Staatsbürgerschaft (MA 35) entwickelt wurde.

Mit SWEM können Dokumentenseiten in einem gesammelten Stapel eingescannt werden. SWEM erfasst, trennt, benennt und speichert die gescannten Dokumente automatisch. Das erspart den Mitarbeiter*innen, die die Anträge entgegennehmen, wertvolle Arbeitszeit. Das von den gleichen zwei Mitarbeitern der MA 35 entwickelte „NiciFlow“ ist ein Automatisierungstool für die Leitung der Inlandseinbürgerung, das die elektronischen Akten automatisch nach definierten Regeln verteilt. Der Arbeitsablauf wurde von einer gesamten Arbeitswoche auf 30 Sekunden reduziert.

KONTINUIERLICHER VERBESSERUNGSPROZESS LÄUFT AUF HOCHTOUREN

SWEM wird seit der Einführung letztes Jahr schrittweise auf die meisten Bereiche der Abteilung für Einwanderung und Staatsbürgerschaft ausgerollt. Die zwei Mitarbeiter der MA 35 arbeiten derzeit an der Aktualisierung weiterer Hilfswerkzeuge und an einem Tool zur internen Postenverwaltung. Die Personalverwaltung wird dadurch schneller, transparenter und fehlerfrei. Gleichzeitig läuft ein zweijähriges Programm in der gesamten Abteilung, das unter anderem das Wissensmanagement auch digital auf den neuesten Stand bringen soll. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist im vollen Gang.

Iraides Franz
Stadt Wien – Einwanderung und Staatsbürgerschaft (MA 35)
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Iraides.franz@wien.gv.at

Stephan Maier

Mediensprecher der Vizebürgermeisterin Bettina Emmerling

stephan.maier@wien.gv.at

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